Канцелярия

• Хамидов Сардорбек Дилмуродович — Руководитель отдела
• Абдувоксидов А.А. — заведующий архивом
• Дадабоева Х — Курьер

Канцелярия является основным отделом администрации. Канцелярия устанавливает ведения дел в производстве. Канцелярия руководствуется Законами Республики Узбекистан, Указом Президента Республики, положением, распоряжением приказом ректора, Научного совета и Положением института. Канцелярия непосредственно работает с другими отделами в ведении своевременной отчётности документации и исполнении приказов и модемограмм вышестоящих организаций.

Основной обязанностью канцелярии института является организация слежения и исполнения указов, приказов, распоряжений, модемограмм входящих от вышестоящих организаций и Министерства Высшего и среднего специального образования Республики Узбекистан.

Канцелярия выполняет работу: принимает, рассылает письма и другие документы. Вся информация получается и рассылается на электронную почту niei_info@edu.uz через портал. Вся документация заполняется и ведётся в специальных книгах и бланках. Канцелярия ведёт контроль по ведению и распоряжению писем и документаций по месту назначения, т.е. по отделам и кафедрам. Постоянно ведёт контроль по входящим и исходящим документам и обеспечивает своевременную доставку на подпись ректору института от вышестоящих организаций должны выполнятся в назначенный срок, приказы в 3-дневный срок. Время исполнения документа: все приказы, Указы положения исходящие от вышестоящих организаций должны выполнятся в назначенный срок.

Входящие документы распространяются отделом; распечатываются все виды входящих писем в том числе и заказные и проверяются наличие всех оснований входящих документов. Предложения, заявления, устное и письменное обращение граждан регистрируется отделом канцелярии и ведёт контроль и отчётность своевременного удовлетворения данного документа;

– после все отчёты ежемесячно сдаются в Министерство в указанные сроки.

Исходящие документы прежде чем отправить проверяют наличие всех данных и оснований затем запечатывают и отправляют.

Регистрация документов ведётся в наблюдательных картах и журналах по направлению. При регистрации документов необходимы следующие реквизиты: регистрация документа, автор данного документа, имя, число, краткое содержание документа, время исполнения.

Канцелярия непосредственно выполняет всю документацию связанную с командировкой профессорско-преподавательского состава, студентов и работников института, регистрация, выдача командировочного удостоверения, приказы связанные с командировкой. Руководствуется со специальным положением связанным с делопроизводством.

Ведёт постоянный контроль связанный с работой архива по поводу правильности регистрации приёма и сдачи документов в архив.